Integración de Automatización: Google Sheets a CRM Monday.com

Descripción General

Este proyecto implicó el desarrollo de una solución de middleware personalizada diseñada para unir la generación de leads y la gestión de CRM. El objetivo principal fue automatizar el flujo de datos de contacto desde Google Sheets directamente a Monday.com, eliminando la entrada manual y asegurando la coherencia de los datos en todas las plataformas.

Al aprovechar una arquitectura serverless, el sistema monitorea activadores específicos en la hoja de cálculo y utiliza lógica basada en Python para transformar y enviar datos a la API de Monday.com. Esta solución transformó un proceso de recopilación de datos estático en un flujo de trabajo operativo dinámico y en tiempo real.

Pila Tecnológica

• Lenguajes: Python (Lógica y Procesamiento de Datos)
• APIs y Protocolos: API GraphQL v2 de Monday.com, API v4 de Google Sheets, OAuth 2.0
• Infraestructura en la Nube: Google Cloud Platform (GCP), Google Cloud Functions (Serverless)
• Gestión de Datos: Pandas (Transformación de Datos), Gspread, Validación de Esquemas JSON

Características Clave

• Sincronización Impulsada por Eventos: Implementación de activadores automatizados que detectan nuevas entradas de filas en Google Sheets, iniciando una transferencia de datos inmediata a Monday.com sin supervisión manual.
• Integración GraphQL: Uso avanzado de mutaciones GraphQL para mapear eficientemente estructuras de datos complejas, como etiquetas de estado, columnas de personas y selectores de fecha, dentro del ecosistema de Monday.com.
• Sanitización de Datos Automatizada: Un backend robusto en Python que realiza limpieza de datos en tiempo real, incluyendo validación de formato de correo electrónico, normalización de números de teléfono y detección de duplicados antes de que los datos lleguen al CRM.
• Escalabilidad Serverless: Desplegado utilizando Google Cloud Functions, asegurando que el sistema escale horizontalmente para manejar picos en el volumen de leads mientras se mantiene una infraestructura rentable de "pago por uso".
• Manejo de Errores y Observabilidad: Sistema de registro integrado a través de Google Cloud Logging para rastrear cada transacción de API, proporcionando pistas de auditoría detalladas y alertas instantáneas para cualquier intento de sincronización fallido.

El Desafío

El cliente enfrentaba cuellos de botella operativos significativos y un alto margen de error debido a la transcripción manual de más de 200 leads semanalmente desde hojas de cálculo a su CRM. Este retraso a menudo resultaba en oportunidades de ventas perdidas.

El Resultado

La automatización logró una reducción del 100% en la entrada manual de datos y redujo la latencia de lead-a-CRM a menos de 3 segundos. Al centralizar el flujo de datos, el equipo de ventas pudo aumentar su velocidad de seguimiento en un 40%, contribuyendo directamente a tasas de conversión más altas e integridad total de datos.